Bolagsstyrningsrapport

Systembolaget AB ägs till 100 procent av svenska staten. Ägandet förvaltas av regeringen genom Socialdepartementet. Ansvaret för Systembolagets ledning och kontroll fördelas mellan ägaren, styrelsen och den verkställande direktören.

Ägaren

Ägarens krav på Systembolaget preciseras i avtalet mellan Systembolaget och staten, i ägaranvisningen samt i statens ägarpolicy och riktlinjer för företag med statligt ägande. Avtalet och ägaranvisningen anger grunden för Systembolagets verksamhet när det gäller det sociala uppdraget, kravet på ekonomisk effektivitet och kraven på verksamheten i övrigt. Genom bolagsordningen fastslår ägaren Systembolagets verksamhetsföremål. Ägarens förväntningar på Systembolaget, som ett av de statligt ägda bolagen, fastslås genom ägarpolicyn. Ägaren har i ägaranvisningen satt tre uppdragsmål för Systembolaget, samt ekonomiska mål. Uppdragsmålen är primära och dess måluppfyllelse mäts utifrån Nöjd-kund-index, AIkoholindex och Alkoholkonsumtionen i Sverige. De ekonomiska målen består av krav på soliditet, avkastning på eget kapital och kostnadseffektivitet.

Systembolagets uppdrag är att med ensamrätt, och med ansvar och god service, sälja alkoholdrycker och informera om alkoholens risker. Syftet är att bidra till förbättrad folkhälsa genom att begränsa alkoholens skadeverkningar. Ensamrätten innebär att Systembolaget är det enda bolag som får bedriva detaljhandel med starköl, vin och spritdrycker i Sverige.

Möten mellan representanter för ägaren och Systembolagets styrelseordförande och verkställande direktör äger rum löpande fyra till fem gånger per år. Områden som har diskuterats vid dessa möten under året är bland annat styrelsearbetet, verksamhetsuppföljning, årsstämman, uppföljning av nyckeltal och andra mål som satts av ägaren och styrelsen. Dessutom har hemleveransförsöket, pågående rättsprocesser och andra för bolaget relevanta frågeställningar diskuterats. Ägaren utövar sina rättigheter som aktieägare på årsstämman.

Principer för bolagsstyrning

Systembolagets bolagsstyrning bedrivs främst utifrån:

Avvikelser från Koden

Systembolaget tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning med följande avvikelser:

Kodregel

Avvikelse

Förklaring / kommentar

1.1) Publicering av information om aktieägares initiativrätt

Publiceras ej

Regelns syfte är att ge aktieägarna möjlighet att i god tid förbereda sig inför årsstämman och få ärende upptaget i kallelsen till årsstämman. I statligt helägda bolag saknas skäl att följa denna kodregel.

2) Bolaget ska ha en valberedning som representerar bolagets aktieägare vid val och arvodering av styrelse och revisor.

Valberedning finns inte inrättad

Beredning av nomineringsfrågor i statligt ägda bolag sker på sätt som närmare beskrivs i statens ägarpolicy.

Årsstämma

Årsstämma ska enligt statens ägarpolicy äga rum före den 30 april varje år. Riksdagens ledamöter har efter anmälan rätt att närvara vid årsstämman. Även allmänheten erbjuds möjlighet att delta. Styrelsen ansvarar för att kallelse till årsstämman skickas ut senast fyra veckor och tidigast sex veckor före stämman.

Årsstämma 2016

Systembolagets årsstämma 2016 hölls den 21 april i Stockholm och var öppen för allmänheten. Ägaren företräddes av statssekreteraren Agneta Karlsson vid Socialdepartementet. Från ägaren var också rättschefen Lars Hedengran från Socialdepartementet närvarande.

På årsstämman fattade aktieägaren beslut om bland annat följande:

  • Omval av Kenneth Bengtsson som ordförande i styrelsen.
  • Omval av styrelseledamöterna Thord Andersson, Crister Fritzson, Mona Sahlin, Kerstin Wigzell, Pia Fagerström, Håkan Leifman och Viveca Bergstedt Sten.
  • Arvoden till stämmovalda styrelseledamöter, styrelseutskottsledamöter och revisorer.
  • Ny ägaranvisning.
  • Antagande av styrelsens förslag till ”Riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i Systembolaget AB”.
  • Fastställande av resultat- och balansräkningen.
  • Disposition av företagets vinst.
  • Beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen och verkställande direktören.

Protokollet från årsstämman finns på systembolaget.se.

Extra bolagsstämma 2016

Den 30 november 2016 hölls en extra bolagsstämma i Systembolaget AB. På extrastämman fattade aktieägaren beslut om att utse två nya styrelseledamöter: Frida Johansson Metso och Robert Damberg. Protokollet från extra bolagsstämman finns på systembolaget.se.

Årsstämma 2017

Årsstämman äger rum den 26 april i Stockholm. Kallelse till årsstämman skickas ut i mars 2017.

Styrelsenomineringsprocessen

Styrelsens tillsättning följer den nomineringsprocess som beskrivs i statens ägarpolicy. Processen koordineras av Näringsdepartementet. Kompetensbehovet analyseras utifrån Systembolagets verksamhet, situation och framtida utmaningar respektive befintlig styrelsesammansättning och genomförda styrelseutvärderingar. För att komma i fråga för ett styrelseuppdrag krävs hög kompetens inom relevant löpande affärsverksamhet, affärsutveckling, branschkunskap, finansiella frågor eller andra relevanta områden. Därutöver krävs en stark integritet och förmåga att se till Systembolagets bästa. Urvalet sker utifrån en bred rekryteringsbas. För att få en styrelse med mångfacetterad kompetens och erfarenhet beaktas aspekter som erfarenhet, kompetensområde, kön, etnisk och kulturell bakgrund.

Styrelsen

Systembolagets styrelse ansvarar, enligt aktiebolagslagen, för företagets organisation och förvaltningen av företagets angelägenheter. I statens ägarpolicy anges att styrelsen, i de bolag där staten har ägarintressen, ansvarar för att bolagen sköts föredömligt inom de ramar som lagstiftningen, företagets bolagsordning, ägarens anvisningar och statens ägarpolicy ger. En del i styrelsens arbete med att säkerställa att Systembolagets verksamhet har offentligt förtroende är att fastställa relevanta policydokument, såsom en uppförandekod, och att årligen utvärdera gällande policyer.

bolagsstyrningsystembolaget

Styrelsens sammansättning

Enligt bolagsordningen ska Systembolagets styrelse bestå av lägst sex och högst nio ordinarie ledamöter som utses av bolagsstämman. Dessutom har arbetstagarorganisationerna rätt att utse ledamöter till styrelsen. Enligt statens ägarpolicy ska styrelsens sammansättning vara sådan att styrelsen alltid har branschkunskap eller annan kompetens som är direkt relevant för företaget. Vidare krävs det att styrelsen har förmågan att arbeta strategiskt med frågor rörande hållbart företagande. Systembolagets styrelse har en bred sammansättning med branschkunskap och insyn i de omvärldsfrågor som påverkar företagets utveckling.

Styrelsens sammansättning ska vara sådan att balans uppnås vad gäller bakgrund, kompetensområde, erfarenhet och kön. I ägarpolicyn anges även att målsättningen för könsfördelningen är minst 40 procent av vardera kön.

Sedan den extra bolagsstämman i november 2016 består Systembolagets styrelse av nio stämmovalda styrelseledamöter. Av dessa ledamöter är fyra kvinnor och fem män. Därutöver ingår två arbetstagarrepresentanter med två suppleanter i styrelsen. Dessa har utsetts av arbetstagarorganisationerna. Av arbetstagarrepresentanterna är tre kvinnor och en man.

Under året har antalet stämmovalda styrelseledamöter varierat enligt följande: Fram till årsstämman i april 2016 bestod styrelsen av nio ledamöter. Från årsstämman bestod styrelsen av åtta ledamöter. I maj 2016 avgick en styrelseledamot och antalet styrelseledamöter blev då sju. På extra bolagsstämman i november 2016 valdes två nya ledamöter in varefter Systembolagets styrelse återigen består av nio stämmovalda styrelseledamöter. Ingen av styrelsens ledamöter ingår i företagsledningen.

Närvaro styrelsemöten 2016

Styrelsefunktion

Närvaro

Ev del av år

Kenneth Bengtsson

Ordförande

8 av 8

Thord Andersson

Ledamot

8 av 8

Robert Damberg

Ledamot

1 av 1

Tillträdde vid extra bolagsstämman 30 november 2016

Pia Fagerström

Ledamot

8 av 8

Crister Fritzson

Ledamot

6 av 8

Carl B Hamilton

Ledamot

2 av 2

Avgick vid årsstämman 21 april 2016

Håkan Leifman

Ledamot

8 av 8

Frida Johansson Metso

Ledamot

1 av 1

Tillträdde vid extra bolagsstämman 30 november 2016

Mona Sahlin

Ledamot

3 av 3

Avgick 24 maj 2016

Viveca Bergstedt Sten

Ledamot

7 av 8

Kerstin Wigzell

Vice ordförande

7 av 8

Berit Morén

Arbetstagarrepresentant (ledamot)

7 av 8

Maria Nilsson

Arbetstagarrepresentant (ledamot)

8 av 8

Karin Larsson

Arbetstagarrepresentant (suppleant)

8 av 8

Nils Undall-Behrend

Arbetstagarrepresentant (suppleant)

8 av 8

Närvaro revisionsutskott 2016

Funktion

Närvaro

Ev del av år

Viveca Bergstedt Sten

Ordförande/Ledamot

6 av 6

Thord Andersson

Ledamot

6 av 6

Pia Fagerström

Ledamot

6 av 6

Crister Fritzson

Ledamot/Ordförande

5 av 6

Avgick som ordförande 21 april 2016 men kvar som ledamot

Närvaro ersättningsutskott 2016

Funktion

Närvaro

Ev del av år

Kenneth Bengtsson

Ordförande

5 av 5

Carl B Hamilton

Ledamot

2 av 2

Avgick 21 april 2016

Håkan Leifman

Ledamot

3 av 3

Tillträdde 21 april 2016

Kerstin Wigzell

Ledamot

2 av 5

Systembolagets verkställande direktör och ekonomidirektör deltar vid styrelsens sammanträden. Systembolagets chefsjurist, som ingår i företagsledningen, är sekreterare i styrelsen. Övrig företagsledning deltar vid behov.

Styrelsens ordförande

Styrelseordföranden ska enligt aktiebolagslagen leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter. Enligt Koden ska styrelseordföranden också ansvara för att:

  • Styrelsens arbete bedrivs effektivt och är väl organiserat.
  • Styrelsen får erforderlig information och beslutsunderlag för sitt arbete.
  • Fastställa förslag till dagordning för styrelsens sammanträden efter samråd med verkställande direktören.
  • Kontrollera att styrelsens beslut verkställs.
  • Styrelsens arbete utvärderas varje år.

Ordföranden samråder fortlöpande med verkställande direktören i strategiska frågor och företräder företaget i ägarrelaterade frågor. Ordföranden har även ytterligare uppgifter som anges i styrelsens arbetsordning.

Styrelsens arbete

I styrelsens arbetsordning anges hur arbetet ska fördelas mellan Systembolagets styrelse, ägare, utskott och verkställande direktör. Arbetsordningen ses över årligen och en ny version fastställdes vid det konstituerande styrelsesammanträdet i april 2016. Enligt arbetsordningen ska styrelsen i regel hålla minst fem sammanträden per verksamhetsår utöver det konstituerande sammanträdet.

Styrelsen är ansvarig för förvaltningen av företaget samt för att säkerställa att bolagets uppdrag utförs väl och att verksamheten bedrivs på ett sätt som gynnar en hållbar utveckling, såväl ekonomiskt som socialt och miljömässigt. Styrelsen ansvarar för att verksamheten sköts föredömligt i enlighet med tillämpliga regelverk och att verksamheten har offentligt förtroende.

Styrelsen ansvarar även för bolagets organisation och förvaltningen av dess angelägenheter i bolagets och ägarens intresse. När Systembolaget ställs inför särskilt viktiga avgöranden, till exempel större strategiska förändringar i bolagets verksamhet, ska styrelsen genom ordföranden samordna sin syn med företrädare för ägaren. Samordning ska ske i god tid inför beslut.

Det är styrelsens ansvar att fastställa mål för Systembolagets hållbarhetsarbete och för att målen integreras i bolagets affärsstrategi. Styrelsen är också ansvarig för att hållbarhetsarbetet rapporteras i enlighet med den internationella rapporteringsstandarden Global Reporting Initiative (GRI) och i övrigt enligt ägarpolicyn. De två strategiska hållbarhetsmål som styrelsen har beslutat om för Systembolaget är att Alkoholindex ska ha en positiv utveckling över tid samt att Systembolaget ska verka för minskad klimatpåverkan i hela värdekedjan. Styrelsen ansvarar även för att Systembolaget efterlever relevanta riktlinjer gällande miljöhänsyn, mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, antikorruption och affärsetik.

Om inget annat har beslutats vid ett styrelsemöte eller i styrelsens arbetsordning så ansvarar samtliga styrelseledamöter för styrelsens arbete i lika omfattning.

Till stöd för styrelsens arbete har dokumentsamlingen ”Lagar, styrdokument mm för Systembolaget AB” tagits fram. Samlingen innehåller verksamhetsrelevant lagtext, handlingar från EU, bolagsrelaterade handlingar, ägarrelaterade handlingar och avtal, placeringsreglementen, aktuell strategisk plan för Systembolaget, Systembolagets uppförandekod, policyer, interna regler och information om Systembolagets dotterbolag.

Undvikande av intressekonflikter i styrelsen regleras av styrelsens arbetsordning och av aktiebolagslagen (ABL 8:23).

Samtliga styrelseledamöter i Systembolaget arbetar aktivt med de frågor som ligger hos styrelsen och med de frågor som föredras för styrelsen. Styrelsen träffar årligen företagets revisorer.

Strukturen för styrelsens arbete anges i styrelsens arbetsplan, vilken fastställs årligen. Arbetsplanen utgör grunden för planeringen av styrelsens arbete och anger vid vilken tidpunkt under verksamhetsåret som särskilda ansvarsområden ska behandlas av styrelsen.

Strategisk plan, nyckeltal och indikatorer

I den strategiska planen fastställer styrelsen en strategisk riktning som är styrande för hur Systembolaget prioriterar sina satsningar, resurser och aktiviteter under den strategiska perioden. Den strategiska planen sträcker sig fyra år framåt i tiden och revideras vart tredje år. Den strategiska plan som gällt under 2016 antogs vid styrelsesammanträdet i juni 2013 och har gällt för åren 2014-2016.

Den strategiska planen som gällt under 2014-2016 innehåller fyra framgångsfaktorer som beskriver vad Systembolaget ska fokusera på för att bli uppskattade och framgångsrika under den strategiska perioden. Framgångsfaktorerna har varit att:

  • Utveckla Systembolagets erbjudande på ett hållbart sätt.
  • Bidra till en mer medveten konsumtion av alkohol.
  • Förklara och ta ansvar för nyttan med Systembolaget.
  • Utveckla arbetssätt, ledarskap och samarbete, internt och externt.

Ett antal strategiska nyckeltal som är kopplade till och stödjer de fyra framgångsfaktorerna målsätts och mäts för den aktuella strategiska perioden. Dessa finns även nedbrutna årsvis i affärsplanen. Vidare finns det ett antal indikatorer vars utveckling följs. Nyckeltalen och indikatorerna redovisas löpande för styrelsen.

Styrelsen har i juni 2016 beslutat om en ny strategisk plan för åren 2017-2020. De fyra framgångsfaktorerna från den strategiska planen som gällt 2014-2016 kvarstår i den nya strategiska planen 2017-2020 men har omformulerats enligt följande:

  • Imponerade kunder.
  • Medveten alkoholkonsumtion.
  • Nyttan med Systembolaget.
  • Resurssmart verksamhet och personligt ledarskap.

Från och med 2017, då den nya strategiska planen börjar gälla, kommer Systembolaget att ha tolv strategiska nyckeltal och indikatorer som löpande kommer att följas upp av styrelsen inom ramen för ordinarie verksamhetsuppföljning. Dessa nyckeltal och indikatorer framgår av tabellen nedan. Som framgår av fotnoten i tabellen är det ett av nyckeltalen som upphör att mätas från och med 2017, i övrigt är det samma som enligt den föregående strategiska planen.

Tio av dessa nyckeltal är desamma som under nuvarande strategiska period. Utöver dessa tio nyckeltal införs ett nytt nyckeltal: eftertänksamhetsindex. Utöver nyckeltalen kommer det att finnas fyra strategiska indikatorer som styrelsen kommer att följa under den strategiska perioden.

Den nya strategiska planen har även identifierat tre strategiska förflyttningar som Systembolaget ska fokusera på under den kommande strategiska perioden. De tre strategiska förflyttningarna ska på olika sätt bidra till Systembolagets fyra framgångsfaktorer. Dessa tre strategiska förflyttningar är:

  1. Fortsätta imponera på kunderna.
  2. Ökad kännedom om alkoholens risker och Systembolagets syfte.
  3. Bästa förutsättningar.

För att lyckas med dessa förflyttningar har det även i den strategiska planen identifierats behovet av att satsa på ”Kraften i 5 000”. Det innebär att ta kompetensen, förmågan och engagemanget hos Systembolagets alla 5 000 medarbetare till nästa nivå.

Strategiska nyckeltal

Ägarens mål

Styrelsens mål

Nöjd Kund Index (NKI)

X

X1

Minskad klimatpåverkan (i hela värdekedjan)

 

X

Opinionsindex (OPI)

 

X

Ålderskontroll

 

X

Sjukfrånvaro

 

X

Prestationskultur

 

X

Kvalitetsleverantörsindex2

 

X

Soliditet

X

 

Avkastning på eget kapital

X

 

Kostnadseffektivitet1

X

 
     

Strategiska indikatorer

Ägarens mål

Styrelsens mål

Alkoholindex

X

X1

Totalkonsumtionen3

X

 

Systembolagets andel av alkoholkonsumtionen

X

 

1Styrelsen detaljerar målnivå ytterligare utifrån ägaranvisningen
2Detta nyckeltal upphör att mätas från och med 2017 enligt strategisk plan 2017-2020
3Antal liter ren alkohol per invånare 15 år och äldre

Styrelsens arbete 2016

Under 2016 hölls åtta styrelsesammanträden. Styrelsen genomförde löpande uppföljningar av den ekonomiska utvecklingen i företaget, samt av de sociala och miljömässiga aspekter som förekommer i verksamheten. Uppföljningen av verksamheten skedde genom redovisning av strategiska nyckeltal, soliditet, avkastning på eget kapital samt genom styrelse-PM om aktuella frågor. I mars träffade styrelsen företagets revisorer utan företagsledningen i enlighet med Kodens krav. Sammantaget gav detta styrelsen möjlighet att löpande bedöma verksamhetens resultat, även inom hållbart företagande. Utöver den löpande uppföljningen av strategiska nyckeltal arbetade styrelsen bland annat med:

  • ansvarsredovisningen,
  • etableringsfrågor (strategiska beslut angående att öppna respektive stänga butiker),
  • strategifrågor och hållbarhetsrelaterade frågor, inklusive frågor rörande efterlevnaden av uppförandekoden i leverantörskedjan,
  • försöket med hemleverans,
  • aktuella rättsprocesser,
  • den nya strategiska planen för 2017-2020,
  • frågor relaterade till översynen av Systembolagets prismodell,
  • frågor rörande Alkoholforskningsrådet,
  • ledarförsörjning och successionsplanering,
  • kompetensutveckling av ledare och medarbetare.

Arvoden till styrelseledamöter och utskottsledamöter

Styrelseledamöternas arvoden och arvoden för ledamöterna i de särskilt inrättade styrelseutskotten bestäms av bolagsstämman. Arvodena ska enligt statens ägarpolicy vara konkurrenskraftiga men inte marknadsledande.

Utvärdering av styrelsen

Enligt Koden, statens ägarpolicy och arbetsordningen för styrelsen ska styrelsen årligen göra en utvärdering av styrelsens arbete genom en systematisk och strukturerad process. Det är styrelseordförandens ansvar att se till att en sådan utvärdering görs. Utvärderingen behandlar såväl processerna för styrelsearbetet som styrelsens egna prestationer, däribland hur styrelsen hanterar relevanta ekonomiska, miljömässiga och sociala ärenden.

Årets styrelseutvärdering genomfördes genom enkäter. Enkäten som styrelsen har fått besvara innehöll bland annat frågor om arbetsklimat och samarbete, kompetens, styrelsearbetet och ordförandens roll. Resultatet av styrelseutvärderingen har presenterats för styrelsen på ett styrelsemöte och i form av ett styrelse-PM.

I enlighet med statens ägarpolicy informerade styrelseordföranden Regeringskansliet i december 2016 om utvärderingens resultat. I Regeringskansliets arbete med nomineringsprocessen görs dessutom löpande utvärderingar av de statliga bolagens styrelser.

Styrelsens revisionsutskott

Sammansättning

Systembolagets revisionsutskott bestod under 2016 av styrelseledamöterna Viveca Bergstedt Sten (ordförande i utskottet sedan det konstituerande styrelsemötet i april 2016, dessförinnan ledamot), Crister Fritzson (ordförande i utskottet fram till det konstituerande styrelsemötet i april 2016, därefter ledamot), Thord Andersson och Pia Fagerström. Ingen av ledamöterna i utskottet ingår i företagsledningen. Systembolagets ekonomidirektör och dess chefsjurist, som även är sekreterare i utskottet, samt revisorer deltar vid revisionsutskottets sammanträden. Systembolagets verkställande direktör deltar vid behov.

Ansvar

Styrelsen har dels delegerat till revisionsutskottet att med beslutanderätt behandla vissa frågor, dels uppdragit åt utskottet att i övrigt bereda och övervaka frågor om Systembolagets finansiella rapportering och effektiviteten i bolagets interna kontroll, interna och externa revisioner och riskhantering.

Utskottet har också till uppgift att hålla sig informerad om revisionen av årsredovisningen, samt att granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet. Utskottet ska särskilt uppmärksamma om revisorn tillhandahåller företaget andra tjänster än revisionstjänster.

Arbetet 2016

Under året höll revisionsutskottet sex sammanträden. Uppföljning av den ekonomiska utvecklingen och av ett antal strategiska nyckeltal för verksamheten gjordes löpande. Systembolagets revisorer redogjorde för väsentliga redovisnings- och revisionsfrågor samt för interna kontroll- och processfrågor. Utskottet behandlade även frågor avseende bland annat intern och extern revision, riskanalys, placeringsreglemente, compliance, uppföljning och status för projektet rörande nytt affärssystem, upphandling av externrevisorer, policyer och ansvarsredovisningen. Utskottets ordförande informerade styrelsen löpande om utskottets arbete.

Styrelsens ersättningsutskott

Sammansättning

Systembolagets ersättningsutskott bestod under 2016 av tre ledamöter: styrelsens ordförande Kenneth Bengtsson och styrelseledamöterna Kerstin Wigzell och Håkan Leifman. Carl B Hamilton var ledamot fram till det konstituerande styrelsemötet i april 2016 då han avgick och Håkan Leifman valdes in som ny ledamot i ersättningsutskottet. Ingen av ledamöterna i utskottet ingår i företagsledningen. Systembolagets verkställande direktör och revisorer deltar vid utskottets möten och HR direktören deltar vid behov.

Ansvar

Ersättningsutskottet har till uppgift att bereda frågor om ersättning och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare. Utskottet får inom ramen för de riktlinjer som årsstämman fastställt självständigt bereda frågor rörande ersättning och andra anställningsvillkor för verkställande direktören och de vice verkställande direktörerna. Beslut om anställningsvillkor för verkställande direktören och vice verkställande direktörerna fattas dock av styrelsen.

Ersättningsutskottet äger även självständig rätt att tillsammans med verkställande direktören rekrytera och förhandla om ersättning och övriga anställningsvillkor för andra ledande befattningshavare än verkställande direktören och vice verkställande direktörerna. Beslut om anställningsavtal för ledande befattningshavare (undantaget verkställande direktören och vice verkställande direktörerna, för vilka styrelsen fattar beslut) fattas slutligen av ersättningsutskottet.

Arbetet 2016

Under året höll ersättningsutskottet fem sammanträden. Utskottet har i sedvanlig ordning tagit fram förslag till riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i Systembolaget. Dessutom har utskottet bland annat hanterat frågor rörande lönerevision, pensioner, företagsledningens löneutveckling, utvärdering av verkställande direktören, successionsplanering och ledarförsörjning samt årlig utvärdering och uppdatering av vissa policyer.

Verkställande direktör och ledande befattningshavare

Systembolagets verkställande direktör ansvarar för den löpande förvaltningen av företaget och leder verksamheten enligt aktiebolagslagen, andra lagar och förordningar, statliga riktlinjer och ägaranvisningen, Koden, bolagsordningen samt de ramar som styrelsen har satt bland annat i vd-instruktionen. Den verkställande direktören tar, i samråd med styrelseordföranden, fram information och dokumentation som underlag för styrelsens arbete med syftet att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut, samt rapporterar till styrelsen om företagets utveckling.

Systembolagets lednings- och styrningsstruktur

Utöver den verkställande direktören består Systembolagets företagsledning av sex personer. Företagsledningen sammanträder varannan vecka och arbetet leds av den verkställande direktören, som i samråd med företagsledningen fattar beslut avseende den löpande verksamheten.

Den verkställande direktörens och företagsledningens beslut utgår från styrelsens beslutade riktlinjer och anvisningar. På grundval av dessa upprättar verkställande direktören och företagsledningen bland annat underlag för övriga chefer inom Systembolaget. Dessa underlag anger ramarna för den löpande verksamheten och har formen av interna styrdokument som interna regler, samt process- och informationsmodeller.

Riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare

Systembolaget följer i allt väsentligt regeringens riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i företag med statligt ägande. Systembolaget följer också Kodens principer för fastställande av ersättning till ledande befattningshavare genom att beslut om sådana ersättningar fastställts genom formaliserade och transparenta processer. Se not 6 i den finansiella rapporteringen för fullständig information om riktlinjer och ersättningar.

Utvärdering av verkställande direktören

Styrelsen ska enligt Koden fortlöpande utvärdera den verkställande direktörens arbete. Under styrelseordförandens ledning genomfördes under hösten en utvärdering med hjälp av ett externt konsultföretag som bestod av följande delar: verkställande direktörens måluppfyllelse; medieanalys; verkställande direktörens relationer i styrelsen och på ledningsnivå; verkställande direktörens arbetssätt och personliga egenskaper; samt intervjuer med styrelseledamöterna och företagsledningen. Av utvärderingen framgår att resultatet genomgående är mycket gott och visar att verkställande direktören har ett starkt stöd från såväl styrelsen som företagsledningen.

Hållbart företagande

Enligt statens ägarpolicy ska statligt ägda bolag agera föredömligt inom området hållbart företagande. Hållbart företagande innefattar områdena mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö, antikorruption och affärsetik samt jämställdhet och mångfald. Att agera föredömligt inom hållbart företagande innebär bland annat att agera transparent i frågor som rör väsentliga risker och möjligheter, att föra en aktiv dialog med bolagets intressenter i samhället, att samarbeta med andra bolag och relevanta organisationer, samt att följa internationella riktlinjer på området. Statliga bolag som Systembolaget ska ha en genomtänkt och förankrad policy och strategi samt fastställda strategiska mål inom området hållbart företagande. Systembolaget har därför fastställt policy, strategi och strategiska mål. De strategiska hållbarhetsmål som styrelsen har beslutat om för Systembolaget avser alkoholindex och minskad klimatpåverkan i hela värdekedjan.

Extern revision

En extern revisor ska enligt aktiebolagslagen granska Systembolagets årsredovisning och bokföring samt styrelsens och den verkställande direktörens förvaltning. Revisorn arbetar på uppdrag av, och rapporterar till, bolagsstämman och får inte låta sig styras av bolagsledningen eller styrelsen.

På årsstämman utsågs nuvarande revisionsbolaget Ernst & Young AB, med auktoriserade revisorn Åsa Lundvall som ansvarig revisor, att vara revisorer i Systembolaget för tiden till och med årsstämman 2017. Det beslutades också på årsstämman att ersättning ska utgå till Ernst & Young, enligt särskild överenskommelse.

På årsstämman anmäldes att riksdagsstyrelsen, enligt beslut den 16 mars 2016, utsett tre lekmannarevisorer: Maria Plass, Jörgen Hellman och Lennart Axelsson. Även tre suppleanter har utsetts: Niklas Karlsson, Alexandra Völker och Amir Adan. Detta för tiden fram till nästa årsstämma.

Intern kontroll

Styrelsen ansvarar för den interna kontrollen i bolaget, enligt aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning. Här beskrivs de viktigaste inslagen i bolagets system för intern kontroll och riskhantering i samband med den finansiella rapporteringen.

Systembolaget har formaliserade processer för intern och extern rapportering. Den externa finansiella rapporteringen i Systembolaget omfattar delårsrapporter, bokslutskommuniké och ansvarsredovisning.

Kontrollmiljö

Basen för den interna kontrollen utgörs av kontrollmiljön med organisation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar. Kontrollmiljön är dokumenterad och kommunicerad i styrande dokument såsom policy, interna regler och riktlinjer, arbetsrutiner och manualer samt den värdegrund som styrelse och företagsledning kommunicerar och verkar utifrån. Systembolaget har interna funktioner för risk control, säkerhet och compliance. Internrevision utförs av ett externt företag.

Exempel på styrande dokument är: arbetsordningar för styrelsen inklusive utskotten, instruktion för verkställande direktören och Ekonomiska befogenheter för medarbetare i företaget.

Exempel på viktiga faktorer i kontrollmiljön är en strikt tillämpning av dualitetsprincipen, vilken innebär att ingen person ensam handlägger ett ärende genom hela behandlingskedjan samt att två av varandra oberoende institut används vid värdering av finansiella tillgångar.

Riskbedömning

Systembolaget genomför årligen en företagsövergripande riskanalys. Riskanalysens processteg är: identifiera, värdera, besluta om prioritering, hantera och följa upp risker. Riskerna identifieras och värderas av chefer och nyckelpersoner i verksamheten samt av företagsledningen. Riskanalysen bereds och beslutas i företagsledning och styrelsens revisionsutskott. De högst prioriterade riskerna tilldelas sedan verksamhetsansvariga för att hanteras, och följs upp av företagsledning och styrelsens revisionsutskott.

Finansiell riskanalys har genomförts under 2016. I den finansiella riskanalysen bedöms varje post i balans- och resultaträkningen utifrån specifika kriterier: materialitet, komplexitet i värderingen, felhistorik samt bedrägeririsk.

Bedömning av risk för felaktigheter i den finansiella rapporteringen utförs även löpande i den dagliga verksamheten, genom de kontrollaktiviteter som genomförs.

Kontrollaktiviteter

Kontrollaktiviteterna är utformade för att förebygga, upptäcka och korrigera felaktigheter i den finansiella rapporteringen. Exempelvis kontrolleras Systembolagets stora resultatpåverkande och likvida transaktioner dagligen. Business Control följer tillsammans med verksamhetsansvariga upp hur Systembolagets verksamhet utvecklas i förhållande till affärsplan, budget och fastlagda mål. Andra medarbetare på Ekonomi & Administrationsavdelningen följer upp de administrativa processerna, bland annat kring moms- och skatteredovisning, intern och extern representation samt attest- och delegationsordningen.

Styrelsen får resultat- och nyckeltalsuppföljning löpande under året. Vissa fördjupningsområden presenteras också för styrelsen, såsom indikatorer, nyckeltal och projekt. Två gånger per år genomförs dialog med ägaren om hur Systembolaget uppfyller sitt uppdrag.

De prioriterade företagsövergripande riskerna ligger till grund för internrevisionsplanen. Internrevisionen är oberoende och genomförs av ett externt företag. Systembolagets externa revisorer granskar årsredovisningen såväl som genomför löpande granskning.

Information och kommunikation

Systembolagets internkommunikationsprocess säkerställer att information sprids på ett strukturerat sätt inom hela organisationen. Exempelvis finns styrande dokument såsom policy, interna regler och riktlinjer, arbetsrutiner och manualer tillgängliga på Systembolagets intranät. Arbetsrutiner förmedlas även via utbildningar för medarbetarna.

Vår externa rapportering; delårsrapporter, bokslutskommuniké och ansvarsredovisning publiceras på systembolaget.se.

Uppföljning

Företagsledningen och styrelsen tar löpande del av den finansiella rapporteringen för att följa hur verksamheten utvecklas i förhållande till affärsplan, budget och fastställda mål.

Styrelsens revisionsutskott tar dessutom löpande del av resultatet av genomförd internrevision, samt verksamhetens åtgärder för riskhantering.